Para muitos empresários não existe algo mais detestável do que uma reunião de diretoria. Quem já não teve a experiência de sentar-se por algumas horas num mesmo lugar e ter de assistir a condução de uma reunião muito mal preparada? A discussão demorou horas, o tempo passou e tudo o que ficou no ar foi a forte sensação de que nada, mas absolutamente nada foi realizado. Frustração total. O fato é que uma reunião de diretoria pode ser uma experiência tediosa, árida, realmente frustrante e pode além de tudo isso ser também um evento perigoso.

Porém, as coisas não tem que necessariamente ser dessa maneira. Você pode fazer das suas reuniões de diretoria um momento de positivas experiências se essas reuniões forem conduzidas com a abordagem correta. Tudo o que é necessário é mesmo a abordagem correta. Eis alguns passos imprescindíveis para uma saudável e produtiva reunião de diretoria:

1.COLOQUE TODOS OS ITENS NA MESMA AGENDA
Existem dois problemas imediatos em reuniões de diretoria: Participantes tem a sua própria agenda pessoal e freqüentemente o líder tem uma grande dificuldade em manter o controle da reunião. Em certa empresa um determinado diretor tinha o costume de no final da reunião, dar um tossida, limpar a garganta e invariavelmente afirmar: "Antes de irmos embora, eu tenho mais um item para discussão." Ele fazia isso todas as vezes que a diretoria se reunia e como resultado disso, o nível da reunião caia de qualidade, uma vez que o que estava para ser introduzido na reunião eram temas negativos e deprimentes. Essa é a razão pelo qual é muito importante que todos os itens sejam colocados na mesma agenda.

2. PREPARE UMA AGENDA QUE REALMENTE FUNCIONE
Antes de uma reunião de diretoria, aos membros da mesma deve ser dada a oportunidade de dar ao diretor presidente ou ao líder da corporação, os itens a ser incluídos na agenda da reunião. Após este primeiro passo, o grupo se reúne e discute apenas os itens que estão na agenda. Ao fazer isso com antecipação, anula-se o fator surpresa. A construção de uma agenda ajuda também a manter as coisas numa perspectiva positiva e produtiva. Para que uma agenda realmente venha a funcionar ela deve constar de três itens indispensáveis: itens de informação, itens de estudo e itens de ação.

A . Itens de Informação
Toda reunião deve começar com uma nota positiva e a seção de informação faz com que isso seja possível. Deve incluir cinco a seis relatórios positivos sobre algumas coisas que estão acontecendo na empresa. Itens de informação deve também incluir futuros eventos, reuniões etc. Em algumas reuniões de diretoria finanças freqüentemente são os primeiros tópicos a serem abordados e dali nada mais se move. Os itens de informações devem ser breves, talvez não mais do que sete minutos. Deve ser o tempo apenas suficiente para abrir o apetite e criar uma atitude positiva para todo o restante da reunião.

B. Itens de Estudo
Esta segunda parte da agenda sempre contém o maior número de itens. Noventa e cinco por cento de qualquer reunião deve ser gasto "estudando"ou discutindo os itens pelos quais envolvem alvos da empresa. Uma importante regra que deve ser implementada nesta agenda é nunca votar ou decidir sobre um item que está sendo apenas estudado. A pressão em votar faz com que as pessoas tomem partido e como conseqüência promove-se desencorajamento e perda de criatividade. Ao começar a usar este sistema você pode manter alguns itens na seção "estudo" por vários meses principalmente se for um assunto controversial. Por outro lado outros assuntos menos controversos podem ser estudados em apenas uma reunião e a seguir enviados para a próxima seção.

C. Itens de Ação
A última seção da agenda contém itens de ação. Se cada um deles já foi estudado na seção "itens de estudo" se a matéria já foi discutida, então ela está pronta para ser votada. Uma vez que você usar este sistema não será necessário gastar mais do que cinco minutos nos itens de ação.

Se você se sente frustrado com reuniões de diretoria, lembre-se de que você não é um caso isolado. Muitos de nós sonhamos com um mundo sem reuniões de diretoria. Mas a verdade é que nós precisamos dos nossos membros de diretoria. Eles nos dão perspectiva, experiência e segurança que não temos em nós mesmos. Como o autor de Eclesiastes afirma: "É melhor serem dois do que um."

Nélio DaSilva